A dúvida de como trocar de contador é bem frequente, porque muitos gestores não sabem se é possível ou não trocar de contabilidade após fechar a parceria. Na prática, as empresas contábeis têm um turnover bem baixo, afinal de contas os contadores lidam com cálculos e tributações que, em tese, são as mais baixas possíveis.
Porém, ao desconfiar e investigar um pouco, toda insegurança pode ser motivo para uma eventual troca de contadores. Porém, do ponto de vista prático, nem sempre todo empreendedor sabe se isso é possível.
Felizmente, todo gestor pode trocar de contador e isso não gera nenhum tipo de prejuízo. Pelo contrário, você apenas soma uma pessoa mais capacitada a favor do seu negócio.
Hoje, nós da RSP Contabilidade & Consultoria Contábil mostramos como trocar de contador e respondemos as principais dúvidas sobre este tema tão importante. Portanto, caso queira tirar todas as dúvidas, leia este artigo até o fim!
Por que trocar de contador?
Saber como trocar de contador é algo indispensável para todo gestor, isso porque a contabilidade está entre as principais áreas de qualquer empresa ou até mesmo é a mais importante dentre todas.
Ao ter um negócio e sentir que a carga tributária está mais acima do que de costume, você destina mais recursos para gastos até então desnecessários. E considerando que as taxas do Brasil são enormes, os valores extras com certeza fazem falta.
Geralmente, os erros dos contadores costumam ser repetidos, ou seja, eles acontecem com frequência. Isso acontece porque os cálculos para taxações se repetem ao longo dos meses ou até mesmo da emissão de guias contínuas de pagamento.
Com isso, uma única empresa pode ficar anos pagando a mais um imposto e, consequentemente, deixando de investir um montante considerável nos operações internas.
Felizmente, é possível entrar com ações e reaver este valor, porém todo o trâmite demora longos anos e frequentemente demora entre 6 meses até 2 anos e meio.
Além de pagar a mais, também há as chances de pagar valores menores do que deveriam. Infelizmente, ao quitar guias erradas, você fica com esse débito aberto e com isso pode acontecer acréscimos de juros ou até mesmo dificultar a situação fiscal dos CPFs vinculados à empresa.
Em casos mais radicais, há ainda a penhora dos bens da empresa como forma de quitação das dívidas.
Principais sinais de quando você precisa trocar de contador
Do mesmo modo que você deve entender como trocar de contador, é preciso saber quais sinais justificam ou não uma eventual mudança.
Normalmente, a contabilidade fica em cheque por não estar devidamente alinhada aos objetivos do seu negócio. E isso afeta diretamente no desempenho e na relação fundamental entre você e o contador.
Abaixo você vê os principais sinais de quando trocar de contador!
1. Descompromisso na gestão de documentos
A contabilidade deve, obrigatoriamente, organizar os principais extratos e demonstrativos financeiros da empresa, afinal de contas os valores indicam as alíquotas e as decisões futuras do planejamento tributário.
Quando a gestão de documentos se mostra ineficiente ou até mesmo inexistente, é um motivo mais do que suficiente para desconfiar da administração por parte do contador. Ainda mais por conta das novas obrigatoriedades causadas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).
Atualmente, documentos sigilosos ou com informações individuais devem ser anonimizadas e, ao ocorrer vazamentos, a empresa pode ser punida com advertências ou multas que consideram o faturamento mensal da empresa.
2. Pouco caso com atendimento
O contador lida com informações muitas vezes complexas e até desconhecidas por parte dos empreendedores. Portanto, é natural que haja dúvidas e anseios para saber o que deve e está sendo pago ao longo dos meses.
Esses anseios só são resolvidos quando a um canal de pronto atendimento eficiente e empático em relação ao gestor e toda empresa. Quando a comunicação não está em dia, dificilmente isso é um bom sinal.
3. Perda de prazos
Ao longo do ano, a gestão contábil conhece diferentes datas e conta com compromissos inadiáveis que estão sobre pena de multas caso não sejam cumpridas a tempo. Embora o contador saiba, muitas vezes o gestor não tem tempo para olhar isso de perto.
Com isso em mente, é claro que cabe ao contador ter essas datas anotadas e repassá-las ao gestor para que ele fique prontamente preparado.
Uma vez que os prazos e compromissos sejam avisados de última hora ou até mesmo perdidos, isso mostra um descomprometimento com o seu negócio, que está sendo tratado sem prioridade que seria necessária.
Como trocar de contador
Para saber como trocar de contador, você precisa seguir alguns passos bem simples e dificilmente encontrar problemas que não podem ser solucionados.
A seguir nós da RSP Contabilidade & Consultoria Contábil elencamos os principais pontos para se prestar atenção ao trocar de contabilidade. Veja abaixo!
1. Consulte o contrato em vigor
Antes de trocar de contabilidade, você deve ler atentamente o contrato em vigor e assegurar quais são os serviços que estão previstos a serem feitos. Inclusive, vale a pena procurar por cláusulas que falam de multas ou aviso prévio sobre a quebra de contrato.
2. Busque por pendências
Uma vez que confirme os serviços contratados, você precisa confirmar se há ou não pendências em relação aos serviços do seu contador. Entre alguns exemplos estão o parcelamento de débitos e renegociações junto às esferas municipais, estaduais ou federais.
3. Formalize o pedido de rescisão ao escritório contábil
Uma vez que a decisão esteja feita, você precisa formalizá-la através de um e-mail ou até mesmo carta assinada pelo representante do contrato ativo. Indo além dos agradecimentos formais da parceria, você precisa tocar em alguns assuntos obrigatórios, como:
- A necessidade de encerramento do contrato (cite a cláusula que permite isso se necessário);
- O último dia ativo do serviço ou período até o encerramento;
- A requisição dos documentos relevantes a empresa, como logins, emails e documentações físicas e digitalizadas;
- O encaminhamento à empresa ou ao novo escritório contábil.
Para facilitar todo o processo de envio de documentos, tente estipular um prazo para o envio das informações solicitadas.
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